Privacybeleid

• Spot
• info@spot.be
• Menensesteenweg 297, 8940 Wervik

Geüpdatet op 8 oktober 2025

De Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – Verordening 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG – bepaalt dat overheidsorganisaties een functionaris gegevensbescherming moeten aanstellen.

De zaakvoerder werd aangesteld als functionaris gegevensbescherming zoals bedoeld in de artikel 37 van de Europese verordening 2016/679 inzake gegevensbescherming.

Uw privacy is van groot belang voor ons. Wij streven ernaar om uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier te verwerken. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij als natuurlijke persoon van u verzamelen en verwerken. Voortaan verwijzen wij altijd naar gegevens van u als burger, of als andere betrokkene, zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, enzovoort. Ongeacht de hoedanigheid, blijven uw rechten dezelfde en wij gaan even zorgvuldig met uw gegevens om.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. U moet erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaan. Om dit te kunnen garanderen, hanteren wij een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid. Dit beleid is in overeenstemming met de relevante wetgeving.

Spot ijvert voor een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening. Wij engageren ons om uw persoonlijke informatie steeds veilig te beheren.

We waken er over om uw gegevens uitsluitend te verwerken als we hier een geldige rechtsgrond voor hebben. In hoofdzaak verwerken we persoonsgegevens uitsluitend in het kader van een wettelijke opdracht of in het algemeen belang. In een beperkt aantal gevallen doen we dit op basis van een contractuele verbintenis of om de vitale belangen van een natuurlijke persoon te beschermen. In alle andere gevallen zullen we u vragen om uw toestemming te geven voor het verwerken van uw gegevens. Dat is onder andere het geval voor:

• Het gebruik van cookies op de website
• Verwerken van beeldmateriaal: foto’s en video’s
• Gebruik van contactgegevens voor nieuwsbrieven waarvoor u inschrijft

Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt op één van volgende manieren:

• We vragen rechtstreeks bij u uw persoonsgegevens op

De informatie die gebruikers verstrekken tijdens het invullen van een contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres 

De informatie die gebruikers verstrekken tijdens een aankoop op de website: naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer en IP-adres

De verwerkingen van persoonsgegevens gebeuren door medewerkers van [fluo::site_setting name=”company-name”]. Alle medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim en ondertekenen een vertrouwelijkheidsverklaring. Wij doen er alles aan om onze medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.

De medewerkers maken gebruik van geautomatiseerde systemen, die aangekocht zijn bij derden. Naast de IT-leveranciers, hebben wij ook contracten in functie van personeelsbeheer, juridische bijstand, … Deze leveranciers zijn verwerkers die in opdracht van ons persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers afgesloten. Deze leveranciers zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn bij ons.

We kunnen ook uw persoonsgegevens vrijgeven: 

1. Indien wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces
2. Aan wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden
3. Wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen
4. In verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten

We bewaren en verwerken uw gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Unie. We zullen ook enkel IT-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn.

Indien er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de zone kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, voor zover deze toepassingen voldoende waarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese verordening, bij voorkeur omdat ze zich in de zogenaamd veilige landen bevinden.

We bewaren persoonsgegevens en baseren ons hiervoor op de wettelijk vastgelegde bewaartermijnen.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de procedure die beschreven staat in het informatieveiligheidsbeleid.

We treffen gepaste administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van de persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.